Comment digitaliser un évènement pour simplifier son organisation et le rendre plus attractif ?

Comment digitaliser un évènement pour simplifier son organisation et le rendre plus attractif ? Et ce sans être trop lourd, le faire subtilement et ne pas tenter l'usine à gaz qui tient plus du gadget. Nous avons trouvé un bon équilibre dans l'organisation d'évènements professionnels comme Business Camp.

Fort de l'expérience acquise pour les deux précédentes éditions, nous avons, pour l'édition 2025 du Business Camp, fait en sorte d'exploiter au plus les outils et les solutions digitales que nous avions à notre disposition :

• D'une part pour nous simplifier le quotidien et l'organisation de l'évènement...
• D'autre part pour faire en sorte que ces leviers améliorent et enrichissent l'expérience de l'évènement pour nos invités et partenaires.

Ayant une vision très précise de ce que nous attendions de l'évènement et ce que nous souhaitions en faire, nous avons pour la plupart conçu ou mis en place nos propres outils pour, à chaque fois, remettre en question tel ou tel usage et nous demander si un outil répondait à notre besoin ou n'était pas surdimmensionné, et inversement si cet outil n'était pas trop gadget.

Pour le coup, c'est ce travail de conception qui donne désormais ce format unique à Business Camp tant la batterie d'outils et solutions mis en place spécifiquement pour l'évènement s'adapte à pas mal de contextes et situations dans l'évènementiel.

Sur la base des outils "pratiques" servant à simplifier le quotidien de l'équipe organistices :

Quoi de pire que des fichiers Excel ou Google Doc ? Nous avons donc centralisé dans une base de donnée unique la liste de TOUS nos invités partenaires ou E-commerçants afin de pouvoir gérer notre jauge en temps réels et nous permettre la gestion :

• De train et avions.
• Des hôtels.
• Des transferts.

L'idée étant de savoir en un clin d'oeil et un export qui sera où à quel moment et quel endroit et gérer tout le planning depuis l'arrivée des invités jusqu'à leur départ en passant par leurs ateliers et One To One.
Nous avons ainsi structuré notre propre applications et WebServices pour par exemples, permettre aux équipes de pointer en temps réels qui était arrivé (ou pas à telle gare/aéroport et monté dans tel bus).

Cette application centrale ainsi structurée permettait alors de fournir de la donnée en temps réels par exemple via le QRcode disponible sur la badge des invités ou via les écrans d'affichage connectés.

Notre Business Camp Manager gère donc ainsi :

• Les participants qu'ils soient invités ou partenaires.
• Leur inscription bien sûr, pour le Business Camp mais pour n'importe quel évènement que nous pilotons.
• Leurs déplacements en train et avions : heures d'arrivées, heures de départs, lignes.
• Leurs transferts et leurs horaires.
• Leur hôtel et leur chambre.
• Leurs OneToOne.
• Leurs ateliers et groupes d'ateliers.

Cette structure et ces données mises en place elle nous offrent tous le loisir de générer :

• Des rapports Excel.
• Des statistiques.

Et de saupoudrer d'un peu d'IA pour notamment :

• Gérer le rooming et l'organisation des chambres.
• Gérer les tables et la ventilation correcte de tous les partenaires sur chacune des tables.
• Gérer les navettes et leur remplissage à chaque vagues d'arrivées ou départs.

Dès lors nous pouvons programmer, planifier et organiser en temps réel notre évènement et nous rendre le plus réactif possible.

Coté visiteur l'impact direc est donc la mise à disposition :

• Du site, sur Webflow qui permet d'annoncer le programme, les speakers et experts.
• De la génération de leurs visuels de partage pour faire connaitre l'évènement et faire savoir leur participation.
• De leur planning, leurs chambres et déplacement.
• De tous les médias photos et vidéos disponibles.

Pour la partie marketing et pour "jouer" sur le terrain nous avons notamment :

• Travaillé un Podcast en live.
• Créé une expérience en réalité augmentée en AR Web pour offrir une expérience ludique aux invités.
• Organisé un Jam collaboratif sur Spotify.
• En bien d'autres surprises.

Business Camp est aujourd'hui une marque et un évènement à part entière grâce à l'ensemble de ces idées, outils et solutions mises en place par nos soins et conçus par l'équipe : nous sommes parés pour les prochaines éditions ou d'autres évènements !